Ratgeber: Tipps für den richtigen Umgang mit Bewerbermanagementsystemen

Der Einsatz von Bewerbermanagementsystemen – die computergesteuerte Verarbeitung von Bewerbungen – wird künftig eher die Regel als die Ausnahme sein.

Wir möchten Ihnen einige Tipps geben, wie Sie Ihre Bewerbungsunterlagen für Bewerbermanagementsysteme optimal gestalten können.

ATS cover image

Tipps für den Umgang mit Bewerbermanagementsystemen

Bewerbermanagementsystem: Was ist das eigentlich genau?
Ein Bewerbermanagementsystem (BMS/ATS) ist eine Softwareapplikation mit der Arbeitgeber und Personaldienstleister ihren Recruitingprozess effizient steuern können. Das beinhaltet beispielsweise die Erstellung einer Datenbank der Kandidaten, das Managen und die Veröffentlichung von Stellenanzeigen, die Verarbeitung von Bewerbungen, das Einladen und Ablehnen von Bewerbern.

Unterschiedliche Begriffe
Wenn es um Bewerbermanagementsysteme (BMS) geht, werden viele unterschiedliche Begriffe verwendet. Begriffe wie Bewerbermanagementsystem, ATS („Applicant Tracking System“), Recruitingsoftware, Staffing & Recruiting Software oder HR System werden für ein und dasselbe Produkt verwendet.

Zwei Ziele
Ein Bewerbermanagemetsystem hat immer zwei Ziele: Erstens, muss es den Arbeitgeber unterstützen indem sowohl der Recruiting-Prozess als auch die Qualität der Kandidaten optimiert wird, und zweitens, sollte es den Bewerbungsprozess effektiv und angenehm für den Kandidaten gestalten.

Was leistet ein Bewerbermanagementsystem?
Es gibt natürlich sehr viele unterschiedliche BMS mit unterschiedlichen Funktionsumfängen. Allerdings gibt es einige Komponenten, die (fast) alle BMS besitzen und die für Sie als Kandidat von besonderer Bedeutung sind:

  • Eine Datenbank der Bewerber und Talente
  • Zugang zu den Online Profilen der Kandidaten
  • CV Parsing

CV Parsing und Smart Matching als Schlüsselelemente
Beim CV Parsing wird Ihr Lebenslauf automatisch ausgelesen und in einzelne Datenbestandteile zerlegt. Das System versucht also die Informationen in Ihrem Lebenslauf “zu verstehen” und zu strukturieren. Dabei werden in der Regel die wichtigsten Informationen herausgefiltert und kategorisiert. 
Neuerdings wird auch über Künstliche Intelligenz beim Recruiting gesprochen. Trotz aller maschineller Intelligenz bedeutet dies: nicht lesbare Information = nicht existente Information.

Hier unsere Tipps für Sie als Bewerber:
Fertigen Sie eine passgenaue Bewerbung an und passen Sie Ihren Lebenslauf auf die Stelle und das Unternehmen an. Das bietet sich ohnehin an, um den Eindruck einer Massenbewerbung zu vermeiden. Aber es gibt einen weiteren Grund: CV-Parser sind vor allem auf Keywords ausgelegt. Identifizieren Sie in Stellenanzeigen unbedingt die relevanten Schlüsselbegriffe und bauen Sie sie in Ihre Bewerbung ein.

Vermeiden Sie Rechtschreibfehler und Abkürzungen
Dieser Tipp gilt natürlich für alle Bewerbungen, hat aber bei Unternehmen, die mit CV-Parsing arbeiten, eine noch höhere Relevanz. Grund: Ein Mensch erkennt einen Buchstabendreher als solchen und interpretiert ihn korrekt oder liest sogar darüber hinweg. CV-Parser hingegen können das falsch geschriebene Wort womöglich nicht erfassen bzw. sinnvoll interpretieren.
Ähnliches kann Ihnen mit Abkürzungen passieren, vor allem solchen, die mehrere Bedeutungen haben. 

Verzichten Sie auf Sonderzeichen und Grafiken
Sonderzeichen sind echte Hingucker und können wertvollen Platz einsparen. Allerdings können nicht alle CV-Parser die Zeichen korrekt interpretieren. Wir empfehlen daher den Verzicht auf Sonderzeichen wie Pfeile ➠ oder Haken. ✓

Seien Sie vorsichtig beim Design
So gerne sich Bewerber durch eine Designbewerbung von der Masse abheben wollen: Hier lauern ebenfalls Gefahren, wenn Ihre Bewerbung Grafiken oder Bilder enthält. Diese sind von der Software oft nur schwer interpretierbar.

Mensch oder Maschine: Wer liest die Bewerbung?
Es lässt sich nicht mit absoluter Sicherheit sagen, ob Ihre Bewerbung von einem Menschen oder einem computergesteuerten Programm gelesen wird. Ein ziemlich klares Indiz für CV-Parsing ist, wenn Sie Ihre Dokumente über eine Bewerbungsplattform hochladen müssen.

Fazit: Der Einsatz von Bewerbermanagementsystemen wird künftig eher die Regel als die Ausnahme sein. Das heißt nicht, dass Ihre Bewerbung gar nicht mehr von echten Menschen gelesen wird. Deshalb sollten Ihre Bewerbungsunterlagen und Ihr Lebenslauf professionell für beide Szenarien optimiert sein.

Unser Tipp: lassen Sie sich von Profis helfen

Unsere Experten unterstützen Sie gerne mit der Erstellung eines individuelles Anschreibens, einem professionellen Lebenslauf und einem optimierten Online-Profil bei XING oder LinkedIn. Oder Sie nutzen unser Executive Paket, in dem alle Leistungen komplett enthalten sind.

Lesen Sie auch unsere weiteren Ratgeber Artikel, die Ihnen wichtige Hinweise zur beruflichen Neuorientierung geben.

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