Bewerbermanagementsystem: Diese Tipps helfen Ihnen bei der Bewerbung

Bewerbermanagementsystem: Was ist das eigentlich genau?

Ein Bewerbermanagementsystem (BMS/ATS) ist eine Softwareapplikation mit der Arbeitgeber und Personaldienstleister ihren Recruitingprozess effizient steuern können. Das beinhaltet beispielsweise die Erstellung einer Datenbank der Kandidaten, das Managen und die Veröffentlichung von Stellenanzeigen, die Verarbeitung von Bewerbungen, das Einladen und Ablehnen von Bewerbern.

Bewerbermanagementsystem: Definition der Begriffe

Wenn es um Bewerbermanagementsysteme (BMS) geht, werden viele unterschiedliche Begriffe verwendet. Begriffe wie Bewerbermanagementsystem, ATS („Applicant Tracking System“), Recruitingsoftware, Staffing & Recruiting Software oder HR System werden für ein und dasselbe Produkt verwendet.

Ziele des Bewerbermanagementsystem

Ein Bewerbermanagemetsystem hat immer zwei Ziele: Erstens, muss es den Arbeitgeber unterstützen indem sowohl der Recruiting-Prozess als auch die Qualität der Kandidaten optimiert wird, und zweitens, sollte es den Bewerbungsprozess effektiv und angenehm für den Kandidaten gestalten.

Was leistet ein Bewerbermanagementsystem?

Es gibt natürlich sehr viele unterschiedliche BMS mit unterschiedlichen Funktionsumfängen. Allerdings gibt es einige Komponenten, die (fast) alle BMS besitzen und die für Sie als Kandidat von besonderer Bedeutung sind:

• Eine Datenbank der Bewerber und Talente
• Zugang zu den Online Profilen der Kandidaten

• CV Parsing

CV Parsing und Smart Matching als Schlüsselelemente

Beim CV Parsing wird Ihr Lebenslauf automatisch ausgelesen und in einzelne Datenbestandteile zerlegt. Das System versucht also die Informationen in Ihrem Lebenslauf “zu verstehen” und zu strukturieren. Dabei werden in der Regel die wichtigsten Informationen herausgefiltert und kategorisiert. 
Neuerdings wird auch über Künstliche Intelligenz beim Recruiting gesprochen. Trotz aller maschineller Intelligenz bedeutet dies: nicht lesbare Information = nicht existente Information.

Bewerbermanagementsystem: Diese Tipps sollten Sie als Bewerber beachten

Relevante Keywords

Verwenden Sie relevante Keywords: ATS durchsuchen Bewerbungen nach bestimmten Schlagwörtern, die mit den Anforderungen der ausgeschriebenen Stelle übereinstimmen. Stellen Sie sicher, dass Sie in Ihrer Bewerbung relevante Keywords verwenden, die mit der Stellenbeschreibung und den Anforderungen übereinstimmen

Passgenaue Bewerbung

Fertigen Sie eine passgenaue Bewerbung an und passen Sie Ihren Lebenslauf auf die Stelle und das Unternehmen an. Das bietet sich ohnehin an, um den Eindruck einer Massenbewerbung zu vermeiden. Aber es gibt einen weiteren Grund: CV-Parser sind vor allem auf Keywords ausgelegt. Identifizieren Sie in Stellenanzeigen unbedingt die relevanten Schlüsselbegriffe und bauen Sie sie in Ihre Bewerbung ein.

Klare und prägnante Formatierung

Verwenden Sie eine klare und prägnante Formatierung: Vermeiden Sie es, Ihre Bewerbung zu kompliziert oder zu kreativ zu gestalten. Verwenden Sie stattdessen eine klare und prägnante Formatierung, um sicherzustellen, dass Ihr Lebenslauf und Ihre Bewerbung leicht zu lesen und zu verstehen sind. Vermeiden Sie unnötige Formatierungen: ATS sind möglicherweise nicht in der Lage, bestimmte Formatierungen zu erkennen, wie z.B. Tabellen, Grafiken oder Bilder. Vermeiden Sie daher unnötige Formatierungen und verwenden Sie stattdessen einfache Textformate. Verzichten Sie außerdem auf Sonderzeichen. Diese sind zwar echte Hingucker, allerdings können nicht alle CV-Parser die Zeichen korrekt interpretieren. Wir empfehlen daher den Verzicht auf Sonderzeichen wie Pfeile ➠ oder Haken. ✓

Vermeiden Sie Rechtschreibfehler und Abkürzungen

Dieser Tipp gilt natürlich für alle Bewerbungen, hat aber bei Unternehmen, die mit CV-Parsing arbeiten, eine noch höhere Relevanz. Grund: Ein Mensch erkennt einen Buchstabendreher als solchen und interpretiert ihn korrekt oder liest sogar darüber hinweg. CV-Parser hingegen können das falsch geschriebene Wort womöglich nicht erfassen bzw. sinnvoll interpretieren. Ähnliches kann Ihnen mit Abkürzungen passieren, vor allem solchen, die mehrere Bedeutungen haben. 

Nutzen sie das Richtige Dateiformat

Bewerbermanagementsysteme bevorzugen in der Regel bestimmte Dateiformate, wie z.B. PDF oder DOCX. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Bewerbung in einem standardisierten Format einreichen, um sicherzustellen, dass sie vom System erkannt werden kann.

Verlinken Sie auf relevante Profile

Fügen Sie relevante Links hinzu: Wenn Sie Links zu Ihrer Online-Präsenz, Ihrem LinkedIn-Profil oder Ihrem Portfolio haben, fügen Sie sie in Ihre Bewerbung ein. Dies kann dazu beitragen, dass ATS Ihre Bewerbung als relevanter und wertvoller einstufen.

Mensch oder Maschine: Wer liest die Bewerbung?

Es lässt sich nicht mit absoluter Sicherheit sagen, ob Ihre Bewerbung von einem Menschen oder einem computergesteuerten Programm gelesen wird. Ein ziemlich klares Indiz für CV-Parsing ist, wenn Sie Ihre Dokumente über eine Bewerbungsplattform hochladen müssen.